業務課の萱森です。

今回のコラムは大好きな珈琲の話題でも…
と思ったのですが、業務課らしい話を
させていただこうと思います。

世の中の各企業様にいたっては、皆様何かしら
業務改善に取り組まれていると思いますが、
まず何から始めたら良いのかと思う場合が
ほとんどだと思います。

そんな中、最も手軽に行えるのが、
業務フローの作成による業務の可視化です。

業務を可視化すると以下の通り、少ないデメ
リットで多くのメリットを得ることができます。

●デメリット
・複数の現場での業務経験がある程度無いと
何が無駄なのかわからない。
・多少時間が取られる。

●メリット
・無駄な二重作業の洗い出しが容易。
・業務作業の時間短縮化。
・無駄が削減出来る為にデータ入力ミスの軽減。
・誰に対しても業務内容を簡単に説明出来る様に
なる為、社員同士の意思統一が容易。

この可視化の方法は非常に簡単です。

やり方は、まず一日の仕事を流れに沿って項目
別にフロー図に起こします。次に同様に項目
ごとに仕事の流れに沿ってフロー図に起こし
ます。これを業務内容が項目別に分けられな
くなるまで繰り返します。

後は項目や書類の入力内容が被っている箇所
をまとめたり、業務システムが入っている場合
であればデータベースを使って自動化を行った
りと個々に適切に処理を行えばお手軽業務改善
は完成です。

これにより業務効率・正確性・可読性が一気に
上がります。営業部で行えば営業部員の社内拘束
時間が軽減されて売上が上がるかもしれません。

空いた時間でゆっくり珈琲でも飲みながら
一息ついて一日の業務内容を見返すと更に
新たなアイデアが浮かぶかもしれませんよ。